Administrator-guide

1. Opprett bedriften

Gå til app.skifty.no/registrer og søk opp bedriften i Brønnøysundregistrene — navn, organisasjonsnummer og adresse fylles inn automatisk. Du kan også fylle inn manuelt. Registreringen starter en gratis prøveperiode på 14 dager uten kredittkort.

Registreringsskjema med BRREG-søk — Registrering med automatisk firmaoppslag.

2. Legg til ansatte

Under Brukere legger du til ansatte med navn og e-post. Du setter ikke passord for dem: den ansatte får en velkomst-e-postmed en lenke der de velger sitt eget passord og aktiverer kontoen. Lenken er gyldig i 72 timer.

Dialog for å legge til ansatt — Legg til ansatt — kun navn og e-post.

Sett-passord-siden den ansatte ser fra velkomst-e-posten — Slik ser den ansattes aktiveringsside ut.

3. Lisenser og fakturering

Skifty koster 29 kr per bruker per måned (eks. mva). Under Fakturering velger du hvor mange lisenser du trenger og kjøper dem samlet. I prøveperioden er alt åpent. Du betaler kun for lisensierte brukere.

Faktureringsside med lisenser og abonnement — Kjøp og styr antall lisenser.

4. Vakttyper og kompetanser

Under Innstillinger → Vakttyper oppretter du vakttyper med hver sin farge (f.eks. «Resepsjon» eller «Mobilt vakthold»). Hver ansatt får tildelt sine kompetanser i bruker-oversikten. Får en vakt en type, kan bare ansatte med tilsvarende kompetanse ta den når den legges ut som ledig.

Vakttyper med farger i innstillinger — Vakttyper med farge.

Brukerliste med kompetanse-merkelapper — Kompetanser vises som merkelapper på den ansatte.

5. Vaktmaler

Lag vaktmaler for vakter som går igjen (f.eks. «Dagvakt 08–16»). Setter du en vakttype på malen, arver alle vakter som lages fra den samme typen. Maler kan dras rett inn i kalenderen.

Vaktmaler-siden — Gjenbrukbare vaktmaler.

6. Planlegg vakter

I Planleggeren legger du vakter i kalenderen — dra og slipp på PC, eller trykk på en dag på mobil. I vakt-dialogen kan du slå på «Gjenta over periode»: velg ukedager og et datointervall, så oppretter Skifty alle vaktene i ett trykk. Er en ansatt allerede satt opp, sjekkes arbeidsmiljølovens hviletid per dag, og dager som ikke går opp hoppes over.

Planlegger i ukesvisning — Ukesvisning i planleggeren.

Ny vakt-dialog med Gjenta over periode — «Gjenta over periode» for faste vakter.

7. Publiser planen

Når planen er klar, publiserer du den. Først da ser de ansatte fremtidige vakter, og berørte ansatte varsles på e-post. Upubliserte vakter er skjult for de ansatte.

Publisert vaktplan — Publisert plan blir synlig for de ansatte.

8. Godkjenning og fravær

Under Godkjenning behandler du innstemplede timer og vaktbytter — godkjenn eller avslå med ett klikk. Fraværssøknader fra ansatte behandler du på en egen side, Fraværssøknader.

Godkjenningsside — Timer og vaktbytter til godkjenning.

9. Live operasjoner

Operasjoner og Live-panelet viser hvem som er stemplet inn akkurat nå, i sanntid. Nyttig for å følge med på dagens drift.

Live-panel med aktive stemplinger — Sanntidsoversikt over aktive vakter.

10. Stedsstempling (geo)

Vil du kreve at ansatte er på arbeidsstedet for å stemple, setter du arbeidsstedets posisjon og radius på kartet under Innstillinger, og slår på kravet per ansatt under Brukere. Posisjonen brukes kun i øyeblikket for å bekrefte avstand — den lagres ikke.

Stedsstempling med kart — Sett posisjon og radius i Innstillinger — slå på kravet per ansatt under Brukere.

11. Historikk og eksport

Under Historikk ser du gjennomførte vakter og timer, og kan eksportere til CSV. Skifty har også integrasjon mot Tripletex og Fiken for lønn/regnskap.

Historikk med CSV-eksport — Historikk og CSV-eksport.

Integrasjoner mot Tripletex og Fiken — Integrasjoner mot lønn/regnskap.

12. Innstillinger og merkevare

Til slutt kan du tilpasse merkevare (logo/navn) og publiseringsregler under Innstillinger.

Merkevare-innstillinger — Tilpass merkevare.